Porada: odkdy dokdy, a proč

18. ledna 2013 v 9:14 | Martina Šrámková, deník.cz, pátek 28. března 2008 |  Zaměstnání
Porada: odkdy dokdy, a proč

Pracovní porada potřebuje jasný program, začátek a konec. První otázka však musí znít: Je zamýšlená schůze vůbec nutná?
Pracovní porada: pro mnohé zbytečně ztracená hodina času, během které se stejně nic nevyřeší a skutečná práce stojí. Porady lze vést ale i jinak, zajímavěji a efektivně. A vzhledem k tomu, že manažeři tráví při různých jednáních až sedmdesát procent svého času, je efektivnost porady zásadní otázkou.

Odkud a kam

První heslo zní: porada není beseda. Nejprve je třeba položit si otázku, zda je porada vůbec nutná a zda není možné postupovat rychleji bez ní.
"Vedoucí musí umět definovat cíl porady. Musí vědět, k jakým změnám chce prostřednictvím porady dospět - zda zajistit předání informací, získat podporu pro své cíle, dosáhnout porozumění a pochopení účastníků, či vyprodukovat nová řešení problémů, praktické návrhy," říká Miroslav Páleník z poradenské společnosti S.A.V.E.
Podle jeho slov musí vedoucí předem vědět, co pro dosažení cílů udělá on, a také, co očekává od lidí. Musí umět na společném jednání ostatním sdělit, co a proč je nutné udělat, ale také jim pomoci to dělat.
Program porady, který je třeba sestavit předem, by měl podle Páleníka zahrnovat minimálně tyto body: cíl zasedání, pořad jednání a výsledky, které se od jednání očekávají.
Vedoucí musí vědět, jaký druh informace od účastníků očekává, jak se účastníci mají na schůzku připravit a v neposlední řadě také kdy má porada skončit. Tento banální fakt totiž zabrání "rozpliznutí" jednání do neplodné besedy.
Pracovní porady nemají být jednosměrným informačním kanálem, ale formou týmové práce. Uměním vedoucího je zapojit všechny účastníky do projednávaného tématu porady, nabít je společnou energií a usměrnit je k činu.

Podklady předem

Ideální je, pokud účastníci dostanou podle přípravy programu podklady předem. Mají tak možnost si materiály k programu předem prostudovat a připravit si vlastní návrhy řešení. Vlastní jednání porady je pak konkrétním projednáváním jednotlivých návrhů řešení postupu k projednávaným bodům. Dobrý vedoucí zkrátka lidem říká: "Nepřicházejte na poradu s problémy, ale s návrhy na jejich řešení."
K výsledku porady lze dojít hlasováním, což znamená, že někteří účastníci se musí přizpůsobit druhým. Lepší je však takový výsledek, který všichni zúčastění přijmou až po vyřešení sporných bodů. Takový cíl, na jehož zadání se sám podílel, totiž člověk přijme snáze za svůj.
A perlička na závěr: k zajímavosti porady podle mnohých pomáhají moderní pomůcky, multimediální prezentace anebo aspoň projekce. Pozor: podle posledních výzkumů člověk není schopen přijímat informace z několika zdrojů naráz.
Příliš mnoho technologických fíglů tak může mít účinek přesně opačný - účastník vypadne z kontextu a začne - v přeneseném, ale často i v doslovném slova smyslu - pospávat. Pamatujte proto: méně je někdy více.
 

Buď první, kdo ohodnotí tento článek.

Nový komentář

Přihlásit se
  Ještě nemáte vlastní web? Můžete si jej zdarma založit na Blog.cz.
 

Aktuální články

Reklama